В деловой переписке по электронной почте существуют свои правила

Постоянный поток электронной почты, текущий по всему миру, живет по своим правилам. Можно сколько угодно расхваливать достоинства своей фирмы, рассуждая о репутации, росте продаж, производительности и доходности, но привычка невнимательно относиться к электронной почте может погубить все ваши старания.

Есть простые правила грамотного ведения дел по электронной почте.

1. Тема письма должна быть четко определена. Вспомните массу писем, в теме которых написано «привет» или «только для вас» и ужаснитесь.

2. Отправляя письмо, уберите свидетельства того, что вы посылали его еще кому-то или просто переслали. Ребекка Морган, консультант по коммуникациям, поясняет:

«Я только что получила электронное письмо от кого-то, кто получил его от 12 других людей. Я не должна видеть это». Удалите всю информацию, которая связана с пересылкой письма, кроме той, что важна получателю. Чтобы получатель не видел, что вы отправляете копию письма еще 20 людям, используйте команду «скрытая копия».

3. Отвечая на вопрос, скопируйте вопрос в свое электронное письмо, и только потом пишите на него ответ. Вы не должны отправлять ответ автоматически, не думая о том, что почувствует получатель, когда получит письмо с одним словом «да».

4. Настройте почту так, чтобы каждое ваше письмо содержало подпись. Начинайте письмо с обращения к адресату, а в конце письма пишите «С уважением, (вставьте свое имя)».

5. Не увлекайтесь заглавными или прописными буквами, это производит неприятное впечатление, словно вы ленитесь написать так, как положено. Электронные письма – элемент письменной среды, и они подчиняются всем правилам написания стандартных писем.

Вот основные правила ведения деловой переписки по e-mail, которые помогут вам наладить любое общение и любые контакты. Прислушайтесь к ним, и у вас все получится.

Случалось ошибаться с получателем письма? А может быть, вы получали письма с забавными опечатками? Поделитесь своей историей в отзывах к статье. Эту тему вы также можете обсудить с другими читательницами на форуме AskWoman.ru. Смотрите также: Прорубаем окно в Европу: как найти работу за границей? Собираемся в учебный отпуск: правила оформления ТОП-9 секретов успешной карьеры